Cuando se trabaja para un cliente que desea ver satisfechas sus necesidades, se debe conocer primero a ese cliente. En el sector del Facility Management, lo más habitual, es que los principales clientes que contratan los servicios sean otras empresas. Cada empresa cliente tiene su forma de trabajar, unas instalaciones y equipos determinados y unos objetivos y unas actividades propias.

De ahí que a las empresas cliente de Facility Management les surgen dudas acerca del coste que supondría por ejemplo una parada en su actividad diaria, el coste monetario y temporal que invirtieron en las averías de sus equipos o cuales serían las tareas de mantenimiento que se podrían hacer para reducir el número de averías en sus instalaciones.

Por ello, cuando se pretende realizar un servicio de mantenimiento se debe conocer casi a la perfección qué tipo de servicios necesita el cliente y que éstos sean lo más adaptados posible a sus necesidades. Así, desde la excelencia de la calidad de los servicios que ofrece TDGI, se pretende alcanzar ese punto de diferenciación partiendo de la base de conocer perfectamente a cada cliente, tanto su actividad como los equipos e instalaciones de los que dispone.

ADAPTACIÓN AL CLIENTE

Actualmente, en base a lo anterior, desde TDGI se realiza siempre al comienzo de un nuevo servicio el denominado Informe Cero, en el cuál se realiza un levantamiento de equipos (Inventario técnico) para conocer todos los elementos de las instalaciones del cliente y de esta manera elaborar un plan de mantenimiento preventivo que incluye aquellas actividades que desde TDGI se consideran necesarias para el óptimo funcionamiento de los equipos, el número de intervenciones, las horas que deben ser empleadas y los costes de mantenimiento correctivo que se provocan a posteriori para solucionar las averías.

Según Emilia Horneros, Facility Manager de TDGI, el punto de diferenciación y el valor añadido que supone la elaboración de un informe cero, es importante para establecer un diagnóstico inicial de los edificios donde se desarrollarán las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo permitiendo aumentar la eficiencia y el ciclo de vida.

Este inventario técnico de los activos a mantener, incluye todas las máquinas, equipos, instalaciones y sistemas junto con los posibles recambios. También se incluye en este inventario técnico todas las características técnicas, historial de equipos y documentación asociada.

EL INFORME CERO QUE REALIZA TDGI

En primer lugar, gracias a la utilización de la tecnología de gestión de inmuebles que proporciona el software GMAO Glose EAM propio de TDGI, se puede llevar el control total de las acciones de mantenimiento de cada equipo, gestionando eficientemente sus recambios asegurando su disponibilidad, así como, buscando reducir los costes y las intervenciones y  automatizando los planes preventivos para aumentar su eficiencia y facilitando la toma de decisiones a los Facility Managers que trabajan en la empresa.

Minimizando las acciones correctivas e interviniendo de forma controlada y planificada, se puede aumentar el ciclo de vida de los equipos ahorrando su coste de sustitución.

Para obtener todos estos beneficios, es necesario que en el plan de mantenimiento preventivo del que hablamos, exista una correcta planificación y coordinación de los trabajos. De esta manera, el informe cero que TDGI realiza incluye los siguientes apartados:

  • Qué equipos e instalaciones dispone el cliente: es la base del plan y aquí se incluye una ficha detallada de cada equipo, elemento o máquina que sea susceptible de mantener. Aquí se hace necesario conocer las especificaciones y recomendaciones de los fabricantes, los plazos de garantía, la fecha límite de revisión, el tiempo de vida útil esperada, las recomendaciones de tipos de herramientas y procedimientos, y las medidas de seguridad.
  • Qué mantenimiento previo se ha realizado anteriormente: es muy importante conocer qué tareas se han llevado a cabo anteriormente para conocer qué sistemas, herramientas, marcas y repuestos se han utilizado y en qué fecha se hicieron. En caso de no haber hecho nunca ningún mantenimiento previo de los quipos a mantener, se debe partir de cero teniendo en cuenta:
  • La frecuencia de la realización de los trabajos,
  • Si lo trabajos se realizan acorde con la actividad diaria del cliente o fuera de sus horarios de trabajo.
  • Llevar a cabo rutas de inspección para observar el óptimo funcionamiento de las máquinas y equipos y poder prever futuros problemas.
  • Analizar los recursos necesarios y la duración de los trabajos.

Cabe destacar que toda la información se queda reflejada en el dispositivo de los técnicos y Facility Managers gracias a la utilización del software GMAO Glose EAM propio de TDGI donde todas las intervenciones necesarias van asociadas a unas alertas que saltan un tiempo antes de que se tengan que ejecutar semanalmente y por supuesto en el momento que se necesite realizar alguna acción de correctivo.

  • Presupuesto: se realiza teniendo en cuenta la frecuencia recomendada por el fabricante, los costes de mantenimiento preventivo, las fechas de revisión y las herramientas que fuesen necesarios. Según la experiencia de TDGI, es mejor invertir en mantenimiento preventivo asegurando los equipos, que correr con el gasto que supondría una rotura o fallo.
  • Normativa legal vigente: teniendo en cuenta la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y la realización de las tareas bajo las certificaciones ISO que se requieren para cada actividad concreta y que acreditan la capacidad de la empresa para trabajar en un campo determinado.
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